Daarom een mailarchief

Voor een betere bedrijfsvoering

E-mail bevat veel informatie die van belang is voor het orderproces. Ook andere cruciale bedrijfsinformatie bevindt zich vaak in e-mailberichten. Met een goed archiveringssysteem is deze informatie weer snel op te zoeken.

60% geen back-up!

Vaak bevindt deze informatie zich in persoonlijke mailboxen. In 60% van de gevallen wordt hier geen back-up van gemaakt! En het opzoeken van informatie kost hoe dan ook veel meer tijd dan nodig is.

Regelgeving

Automatisch archiveren van het mailverkeer is daarom zeer verstandig. Vergeet niet dat vandaag de dag uw e-mail als juridisch bewijsmateriaal kan worden gebruikt.

De regelgeving is vastgelegd in diverse wetten waaronder:

• Archiefwet 1995 (publieke organen)
• Artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek (rechtspersonen; BV´s, NV´s)
• Artikel 47 en 49 van de Algemene Wet op de Rijksbelastingen

Archivering onderdeel certificering

In toenemende mate wordt archivering van e-mail gezien als een noodzakelijk proces ter bevordering van transparantie en integriteit. De toepasselijke norm, NEN-ISO 15489, bestaat al. Wie een kans wil maken bij internationale bedrijven, hun vestigingen, overheden en semi-overheden moet ook wat betreft mailarchivering de zaken certificeerbaar op orde hebben.